阳谷华泰:董事会秘书工作制度(2024年3月)

山东阳谷华泰化工股份有限公司 董事会秘书工作制度

山东阳谷华泰化工股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为规范公司董事会秘书的行为，完善公司法人治理结构，促进公司的
规范运作，特制定本制度。

第二条 本制度依照《中华人民共和国公司法》（下称公司法）、《中华人民
共和国证券法》（下称证券法）、《山东阳谷华泰化工股份有限公司章程》（下称公司章程）及其他现行有关法律、法规的规定制定。

第二章 设置及任职资格

第三条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书是公司的高级管理人员，应当由
公司董事、副总经理、财务负责人或者公司章程规定的其他高级管理人员担任。董事会秘书对公司和董事会负责。

第四条 董事会秘书的任职资格

董事会秘书应当具有必备的专业知识和三年以上工作经验，具有良好的职业道德和个人品德，并取得其具备董事会秘书任职能力的相关证明，前述证明为下列文件之一：董事会秘书资格证书、董事会秘书培训证明、具备任职能力的其他证明。有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）根据《公司法》等法律规定及其他有关规定不得担任董事、监事、高级管理人员的情形；

（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、监事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满；

（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员，期限尚未届满；

（四）最近三十六个月受到过中国证监会的行政处罚；

（五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；

（六）本公司现任监事；

（七）证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。

第三章 职责范围


山东阳谷华泰化工股份有限公司 董事会秘书工作制度

第五条 董事会秘书应遵守公司章程，承担公司高级管理人员的有关法律责

任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

董事会秘书依法承担以下工作职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深圳证券交易所问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规和深圳证券交易所相关规则的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》、深圳证券交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向深圳证券交易所报告；

（八）《公司法》《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。

第六条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高
级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加有关会议，查阅有关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。董事会及其他高级管理人员应当支持董事会秘书的工作，对于董事会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。

第七条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接
向相关监管部门报告。

第八条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出
时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第四章 聘任与解聘

第九条 董事会秘书由董事会聘任，任期三年，聘期自聘任之日起，至本届董
事会任期届满止，可连聘连任。


山东阳谷华泰化工股份有限公司 董事会秘书工作制度

第十条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。董事会
秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深交所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。

第十一条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起在一个
月内解聘董事会秘书：

（一）出现本制度第四条所规定情形之一；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或者股东造成重大损失；

（四）违反国家法律、行政法规、部门规章和公司章程，给公司或者股东造成重大损失。

第十二条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任
职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开为止，但涉及公司违法违规的信息除外。

董事会秘书辞职时，应提前一个月通知公司董事会并说明原因。

董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，在公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。

第十三条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董
事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。

第十四条 董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代
行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第五章 附则

第十五条 公司董事、总经理及公司内部有关部门应支持董事会秘书依法履行
职责，在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要的保证，公司各有关部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。

第十六条 有下列情形之一的，公司应当修改本制度：

（一）公司法或有关法律、行政法规修改后，本制度规定的事项与修改后的法律、行政法规的规定相抵触；

（二）董事会决定修改本制度。

第十七条 本制度的解释权归公司董事会。

第十八条 本制度自董事会审议通过之日起生效。